Werkkostenregeling (WKR) 2025
De werkkostenregeling (WKR) blijft ook in 2025 een belangrijk instrument voor werkgevers om onbelast vergoedingen en verstrekkingen aan hun medewerkers te geven. De WKR biedt flexibiliteit, maar kent ook spelregels en voorwaarden waar u als werkgever rekening mee moet houden. In dit artikel vindt u een uitgebreide uitleg van de belangrijkste onderdelen van de WKR voor 2025, inclusief de actuele percentages, gerichte vrijstellingen, nihilwaarderingen en handige tips om de regeling optimaal toe te passen.
Wat is de werkkostenregeling (WKR)?
De WKR is een fiscale regeling waarmee werkgevers vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen aan medewerkers kunnen doen, zonder dat deze direct belast worden als loon. De werkgever krijgt hiervoor een “vrije ruimte”, een bepaald percentage van de totale fiscale loonsom, dat hij mag besteden aan onbelaste kosten. Wanneer het totaalbedrag van de vergoedingen en verstrekkingen binnen de vrije ruimte blijft, betaalt de werkgever hierover geen belasting. Wordt de vrije ruimte overschreden, dan geldt een eindheffing van 80% over het meerdere.
Vrije ruimte in 2025
De vrije ruimte is het percentage van de totale loonsom dat u als werkgever mag besteden aan vergoedingen en verstrekkingen binnen de WKR, zonder dat hier loonbelasting over betaald hoeft te worden.
Belangrijke percentages voor 2025:
-
2,00% over de eerste €400.000 van de fiscale loonsom
-
1,18% over het bedrag boven €400.000
Voorbeeld:
Stel dat de totale fiscale loonsom van uw bedrijf €1.600.000 bedraagt:
-
Over de eerste €400.000 geldt 2,00%: €400.000 × 2,00% = €8.000
-
Over de resterende €1.200.000 geldt 1,18%: €1.200.000 × 1,18% = €14.160
-
Totale vrije ruimte: €8.000 + €14.160 = €22.160
Let op: Wanneer de totale vergoedingen en verstrekkingen boven deze vrije ruimte uitkomen, betaalt u 80% eindheffing over het meerdere.
Gerichte vrijstellingen
Naast de vrije ruimte bestaan er gerichte vrijstellingen. Dit zijn kosten die u onbelast mag vergoeden of verstrekken, zonder dat deze ten koste gaan van de vrije ruimte. Het gaat om vergoedingen voor specifieke kosten die werknemers maken in het kader van hun werk. Voorbeelden van gerichte vrijstellingen in 2025 zijn onder andere:
-
Reiskostenvergoeding tot maximaal €0,23 per kilometer
-
Vergoedingen voor scholing, cursussen en opleidingen
-
Kosten voor het aanvragen van een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG)
-
Verhuiskosten wanneer de verhuizing verband houdt met het werk
-
Kosten voor het gebruik van een eigen werkruimte thuis (thuiswerkplek) binnen redelijke grenzen
Deze vergoedingen kunt u onbelast geven zonder dat ze meetellen voor de vrije ruimte.
Nihilwaarderingen
Naast de gerichte vrijstellingen kent de WKR ook zogenaamde nihilwaarderingen. Dit betekent dat bepaalde verstrekkingen een waarde van nihil krijgen, en dus geen belastingheffing veroorzaken en niet ten koste gaan van de vrije ruimte. Enkele voorbeelden:
-
Werkkleding die nodig is voor het werk en niet geschikt is voor privégebruik
-
Koffie, thee en water op de werkplek
-
Gebruik van een fitnessruimte op de werkplek
-
Ter beschikking gestelde fietsen voor woon-werkverkeer
Door gebruik te maken van nihilwaarderingen kunt u medewerkers voordelen bieden zonder dat dit druk zet op uw vrije ruimte.
Gebruikelijkheidstoets
De Belastingdienst hanteert een gebruikelijkheidstoets voor de WKR. Dit houdt in dat vergoedingen en verstrekkingen binnen redelijke en gebruikelijke grenzen moeten blijven. Wat gebruikelijk is, mag niet meer dan 30% afwijken van vergelijkbare situaties bij andere werkgevers.
Daarnaast is er een doelmatigheidsgrens van €2.400 per werknemer per jaar. Zolang de onbelaste voordelen onder deze grens blijven, geldt dit als gebruikelijk. Bij hogere bedragen moet u kunnen aantonen dat de voordelen passend zijn binnen de gebruikelijke normen.
Praktische tips voor optimaal gebruik van de WKR
-
Houd de vrije ruimte goed in de gaten
Maak een jaarplanning en monitor regelmatig hoeveel u al heeft besteed aan vergoedingen en verstrekkingen binnen de WKR. Zo voorkomt u dat u aan het einde van het jaar onverwacht 80% eindheffing moet betalen. -
Maak gebruik van gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen
Optimaliseer uw vergoedingenbeleid door kosten die buiten de vrije ruimte vallen zo veel mogelijk te benutten. Denk aan reiskostenvergoedingen, scholingskosten en voorzieningen op de werkplek. -
Documenteer uw keuzes en bewijsstukken
Zorg voor een goede administratie van vergoedingen en verstrekkingen, inclusief onderbouwing van de gebruikelijkheidstoets wanneer nodig. -
Informeer uw medewerkers
Maak duidelijk welke vergoedingen onbelast zijn en wat de spelregels zijn rondom vergoedingen vanuit de WKR.
Wij adviseren u graag hoe u de werkkostenregeling toepast op de vergoedingen aan uw medewerkers.