Administratieve verplichtingen

Een werkgever moet aan een aantal administratieve verplichtingen voldoen voordat hij een medewerker loon kan uitbetalen. Denk hierbij aan een personeelsdossier en een loonadministratie. Ook zijn er wettelijke plichten richting medewerkers.

• Aanmelden als werkgever
• Personeelsdossier aanleggen
• Identificeren van de werknemer
• Burgerservicenummer (BSN) en een verklaring m.b.t. de loonheffingen
• Loonadministratie voeren
• Jaaropgave verstrekken
• De werknemer aanmelden bij pensioenfonds en/of verzekeringsmaatschappij

Aanmelden werkgever

Wanneer er voor het eerst personeel in dienst komt, moet de werkgever dit melden bij de Belastingdienst. De Belastingdienst verstrekt een loonbelastingnummer en geeft aan in welke sector het bedrijf is ingedeeld. Ook wordt een aangiftebrief verstuurd, hierin staat wanneer er aangifte gedaan moet worden.

Personeelsdossier

In het personeelsdossier worden documenten bewaard zoals de persoonsgegevens, de arbeidsovereenkomst, overige arbeidsvoorwaarden zoals auto van de zaak, het functioneren van de werknemer en de verzuimfrequentie. In het personeelsdossier mogen alleen gegevens worden opgenomen die nodig zijn om de arbeidsovereenkomst te kunnen uitvoeren. Dit is vastgelegd in de privacywetgeving.

Identificeren van de werknemer

Voordat een nieuwe werknemer komt werken, moet de werkgever een geldig identiteitsbewijs vragen. Een geldig identiteitsbewijs is een paspoort, identiteitskaart of een Nederlands vreemdelingendocument (geen rijbewijs). Het document moet gecontroleerd worden op echtheidskenmerken (dit zijn o.a. het schaduwwatermerk, het kinegram, een voelbaar reliëf en ImagePerf) en geldigheid. Als het identiteitsbewijs in orde is, moet een kopie hiervan bewaard worden. Na afloop van het dienstverband moet het document nog minimaal 5 jaar bewaard worden.

Burgerservicenummer (BSN) en een verklaring m.b.t. de loonheffingen

Werkgevers moeten in de personeelsadministratie het BSN vastleggen om informatie uit te kunnen wisselen met de Belastingdienst. Als de identiteit van je werknemer niet (of onjuist) is vastgesteld dan moet het hoge belastingtarief (52%) toepast worden bij de inhouding en afdracht van de loonbelasting. Dit is het anoniemtarief.
Iedere werknemer moet het formulier “Model Opgaaf gegevens voor de loonheffingen” invullen. Op dit formulier geeft de werknemer aan of hij/zij wil, dat de loonheffingskorting wordt toegepast. Wanneer een werknemer meerdere werkgevers heeft mag hij/zij maar bij één werkgever de loonheffingskorting laten toepassen.

Loonadministratie voeren

Een werkgever is inhoudingsplichtig voor de loonbelasting en de premie volksverzekeringen. De inhouding moet worden afgedragen aan de Belastingdienst. Om de juiste loonheffingen te kunnen inhouden, stelt de Belastingdienst bepaalde eisen aan de loonadministratie. De bewaartermijn voor de loonadministratie is 7 jaar. De werkgever is verplicht een eerste loonstrook te overhandigen aan de werknemer en bij iedere wijziging.

Jaaropgave verstrekken

Net zoals de loonstrook is ook het verstrekken van de jaaropgave verplicht. De jaaropgave vermeldt de loongegevens van een werknemer van een bepaald jaar.

De werknemer aanmelden bij pensioenfonds en/of verzekeringsmaatschappij

In een aantal sectoren is er een verplicht pensioenfonds van toepassing (bedrijfstakpensioen).  Wanneer dit niet verplicht is kan een werkgever vrijwillig deelnemen aan een pensioenregeling. Zodra er een nieuwe werknemer in dienst komt, moet deze doorgegeven worden aan de pensioenuitvoerder.

Met personeel in dienst kan een bedrijf risico’s lopen. Denk hierbij aan een werknemer die (langdurig) ziek wordt, een ongeval op het werk of een schadeclaim. Deze kosten zijn voor rekening van de werkgever, het is wel mogelijk om hier een verzekering voor af te sluiten. Denk bijvoorbeeld aan een verzuimverzekering, ongevallenverzekering of aansprakelijkheidsverzekering.

Verzuimboete voor de werkgever

Als de werkgever niet voldoet aan de administratieve verplichtingen, kan hij daarvoor strafrechtelijk vervolgd worden en een boete krijgen. De Belastingdienst mag een verzuimboete van maximaal € 5.514 geven.

Het gaat in ieder geval om de volgende administratieve verplichtingen:

• Uiterlijk de dag voordat een nieuwe werknemer in dienst treedt, moet een schriftelijke opgave van de gegevens die van belang zijn voor de loonheffingen in bezit zijn van de werkgever. Wanneer deze gegevens er niet zijn, dan moet het anoniementarief van 52% toegepast worden;
• Uiterlijk de dag voordat een nieuwe werknemer begint, moet de identiteit van deze werknemer op de juiste manier vastgesteld worden;
• De werkgever moet de werknemer een jaaropgave verstrekken.