3% vrije ruimte in 2021

9 november 2021

In 2021 3% vrije ruimte: zo gaat u er verstandig mee om

Eén van de maatregelen die het kabinet getroffen heeft om ondernemingen door de coronacrisis heen te loodsen, is een eenmalige verruiming van de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR).

Net als in 2020 mag u dit jaar niet 1,7% van de eerste € 400.000 van uw loonsom onbelast benutten, maar 3%. Die extra ruimte kan helpen om voor uw organisatie wat financiële ademruimte te creëren, maar dan moet u deze wel verstandig inzetten en uzelf zeker niet te vroeg rijk rekenen!

Sinds 1 januari 2020 geldt er een nieuwe systematiek voor de vrije ruimte. Deze is sindsdien namelijk opgebouwd uit twee schijven. Over het eerste deel van uw loonsom mag u 1,7% rekenen. Over de rest een lager percentage. In 2021 bedraagt dat lagere percentage 1,18%; in 2020 was dat 1,2.

De coronacrisis heeft daar tijdelijk verandering in gebracht: het kabinet heeft besloten om voor dit jaar de vrije ruimte te verhogen naar 3% over de eerste € 400.000 van de loonsom.

De verruiming kan erg gunstig zijn voor uw organisatie, omdat vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen die u aanwijst als eindheffingsloon en in de vrije ruimte stopt, niet alleen voor de werknemer onbelast blijven.

U betaalt er – zolang u de vrije ruimte niet overschrijdt – ook geen werkgeverslasten over en dat scheelt gemiddeld zo'n 23,5%.

Bereken uw vrije ruimte

U mag uw organisatie niet te vroeg rijk rekenen. Als u namelijk ‘gewoon’ in uw oude berekening van de vrije ruimte 3% invult op de plek waar eerst 1,7% stond, gaat u voorbij aan het feit dat de loonsom van uw organisatie door de coronacrisis weleens flink lager kan uitvallen dan waar u op gerekend had.

U moet dus even goed opletten en niet zomaar alleen het percentage verhogen. Probeer in plaats daarvan in te schatten hoe hoog uw loonsom dit jaar ongeveer zal zijn en laat daar de nieuwe berekening op los.

Mogelijkheden zijn eindeloos

De mogelijkheden voor het inzetten van die vrije ruimte zijn zo goed als eindeloos. In principe mag u alle vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen erin onderbrengen, als u ze maar aanwijst als eindheffingsloon en ze voldoen aan het gebruikelijkheidscriterium.

Toch zijn er mogelijkheden die in deze roerige tijden wat meer voor de hand liggen dan anders:

1 Bestaand

U brengt bestaande vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen in de vrije ruimte onder die u voorheen belastte bij de werknemer, bruteerde of waarvoor u de eindheffing voor uw rekening nam. Dat scheelt altijd in ieder geval de werkgeverslasten.

Kleinigheidje ter motivatie

Veel organisaties willen hun thuiswerkende werknemers een hart onder de riem steken in deze roerige tijden. Ze sturen ze een bloemetje, thee- of koffiepakket, pot snoep, noise-cancelling headphones of een kaartje. Ook de kosten van deze attenties mogen als eindheffingsloon in de vrije ruimte.

2 Cafetariamodel

U vraagt werknemers om een deel belast loon in te leveren (dat mag ook vakantiebijslag of een bonus zijn) en betaalt in plaats daarvan een vergoeding die u in de vrije ruimte onderbrengt.

Vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen tot € 2.400 per werknemer per jaar worden door de Belastingdienst in ieder geval als gebruikelijk beschouwd. Die ruimte heeft u dus sowieso om deze uitruil via het cafetariasysteem te doen.

U mag deze methodiek natuurlijk ook inzetten om bijvoorbeeld een fiets, laptop of extra personeelskorting uit te delen: die blijft dan via de vrije ruimte onbelast en de werknemer betaalt hem terug met belast loon.

Normaal gesproken heeft niet elke organisatie daarvoor voldoende vrije ruimte, maar het kan handig zijn om eens goed na te rekenen hoeveel ruimte u denkt over te houden en werknemers wat extra uitruilmogelijkheden te bieden dit jaar.

3 Thuiswerkvergoeding

Als er nog steeds veel werknemers regelmatig thuiswerken, heeft u op kantoor waarschijnlijk veel minder kosten voor bijvoorbeeld consumpties en elektriciteit. In plaats daarvan kunt u in 2021 via de vrije ruimte een onbelaste thuiswerkvergoeding aan werknemers geven. Werknemers gebruiken nu immers thuis meer koffie, thee, fruit en elektriciteit.

Vanaf 2022 is er een gerichte vrijstelling voor thuiswerkkosten

Per 2022 hoeft een thuiswerkvergoeding tot € 2 per thuiswerkdag niet meer van de vrije ruimte te snoepen. Vanaf 1 januari 2022 kunt u gebruik maken van de nieuwe gerichte vrijstelling voor thuiswerkkosten.

U wijst de vergoeding dan aan als eindheffingsloon en zorgt ervoor dat u op één werkdag niet zowel een onbelaste vergoeding geeft voor thuiswerken en voor reiskosten woon-werkverkeer.

Reiskosten ruilen tegen thuiswerkvergoeding

Had uw organisatie voorheen veel reiskostenvergoedingen te betalen, dan kan het zijn dat dat nu niet langer het geval is. Veel werknemers reizen immers veel minder of nog helemaal niet.

Ook bent u – nu werknemers in veel gevallen niet naar kantoor komen – waarschijnlijk niet verplicht om de reiskostenvergoeding door te betalen als werknemers met de auto komen of als u de kosten van het openbaar vervoer vergoedt. Let op: daar kunnen in de cao, arbeidsovereenkomst of het personeelshandboek andere afspraken over staan!

Het kan voor werknemers wel oneerlijk voelen dat zij zelf opdraaien voor de extra kosten die thuiswerken met zich meebrengt. Een thuiswerkvergoeding kan daarvoor een goede oplossing zijn.

Let goed op verschillen!

U mag niet onbedoeld verschil maken tussen werknemers. Dat werkt als volgt: hebben werknemers van uw organisatie een ov-chipkaart van de zaak, dan betaalde u hun reiskosten rechtstreeks aan de vervoersbedrijven. De werknemers kregen geen vergoeding en daar is niets aan veranderd bij thuiswerken, behalve dan dat uw facturen een stuk lager uitvallen.

Voor werknemers die een vergoeding per kilometer kregen, zit dat anders. Als u besloot om die reiskostenvergoedingen niet stop te zetten, kregen deze werknemers een flinke bonus: zij hebben immers minder of helemaal geen reiskosten.

De eerlijke manier om dit op te lossen is dan toch om alle reiskostenvergoedingen stop te zetten en in plaats daarvan een vaste vergoeding voor de thuiswerkkosten uit te delen.

Thuiswerkkosten verschillen niet zoveel

Een thuiswerkvergoeding geven is bovendien minder oneerlijk dan de reiskostenvergoeding doorbetalen. De extra kosten van het vele thuiswerken zijn voor een werknemer die normaal een heel hoge reiskostenvergoeding ontvangt immers waarschijnlijk niet veel anders dan die van een werknemer die dicht bij de zaak woont en dus slechts een klein bedrag aan reiskostenvergoeding krijgt. Wonen alle werknemers ongeveer even ver weg, dan kan het ook eerlijk en handig zijn om de vergoeding gewoon door te betalen.

Overigens mag u van de Belastingdienst de vaste reiskostenvergoedingen van werknemers wel onbelast blijven doorbetalen, ook al reizen veel werknemers nu niet of minder vaak naar kantoor. Voorwaarde voor de goedkeuring is wel dat de werknemer op 12 maart 2020 een onvoorwaardelijk recht op de vergoeding had. De goedkeuring geldt nog tot en met 31 december 2021.

bron: Rendement.nl